راه اندازی سامانه الکترونیکی مناقصه‌هابرای شفافیت عملکردآستان قدس

خبرگزاری مهر؛ گروه جامعه: آستان قدس رضوی از نهادهای بزرگ فعال در امور مذهبی، فرهنگی و اجتماعی است که به سبب در اختیار داشتن موقوفات و حجم قابل توجه نیروی انسانی، همواره مورد توجه بوده است. به گونه ای که در برخی محافل، از این نهاد به عنوان ارگانی ثروتمند یاد می شود که عملکرد آن نیازمند شفافیت و پاسخگویی است. از سه سال گذشته با انتصاب حجت الاسلام و المسلمین رییسی به عنوان تولیت این آستان، اقداماتی درخصوص شفاف سازی عملکرد صورت گرفته که از میان آن ها می توان به ارائه گزارش رسانه ای منظم، حسابرسی حاکمیتی علاوه بر حسابرسی داخلی، پرداخت مالیات تکلیفی و ... اشاره کرد.  

معاونت اداری و پشتیبانی آستان قدس رضوی تحت عنوان جدید از اردیبهشت ماه امسال از تفکیک معاونت سابق توسعه مدیریت و پشتیبانی آستان قدس به دو معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی و معاونت اداری و پشتیبانی ایجاد شده است. برای آشنایی بیشتر با این مجموعه خبرگزاری مهر به گفتگو با احسان ارکانی معاونت اداری و پشتیبانی آستان قدس رضوی پرداخت که در ادامه مشروح آن را می خوانید:

به طور دقیق بفرمایید وظیفه حوزه ای که مسئولیتش را برعهده دارید چیست؟

مجموعه معاونت توسعه مدیریت و پشتیبانی آستان قدس رضوی در حدود بیش از ۲ سال گذشته ماموریت اصلی اش شامل پرداخت های مجموعه عظیم آستان قدس رضوی، امور اداری  و برنامه ریزی نیرو انسانی بود که در قالب مدیریت اداری و مالی و مدیریت توسعه و نوسازی اداری به مرحله اجرا می رساند. مدیریت بودجه نیز در این معاونت، امور مرتبط با بودجه را برعهده داشت. امور پشتیبانی، نقلیه و ارائه خدمات به بخش های مختلف آستان قدس رضوی نیز در این مجموعه پیگیری می شد.

 از زمان حضور حجت الاسلام و المسلمین رئیسی در آستان قدس، با توجه به سیاست ها و منشور هفتگانه ابلاغی مقام معظم رهبری، این معاونت علاوه بر ماموریت های قبلی، ماموریت ها، برنامه ها و پروژه های جدیدی را لازم داشت که در حال پیگیری است.

به طور مشخص چه سیاست های متفاوتی نسبت به قبل در دوره مدیریت تولیت جدید اتخاذ شد؟

 یکی از تاکیدات مهم تولیت معظم، عدالت در پرداخت های پرسنلی است. تاکید شده است که پرداخت های بدون قاعده اصلاح و یکسان سازی مجموعه قرارداد های استخدامی و به کار گیری پرسنل، مورد بررسی قرار گیرد؛ تا بر اساس آن، نظام عادلانه پرداخت حقوق و دستمزد در طبقات مختلف کاری و سطوح مدیریتی اجرایی گردد.

موضوع ارتقا و ترویج عدالت در پرداخت های پرسنلی بعد از بررسی های کارشناسی و طرح در شورای مدیران آستان قدس رضوی و با تایید قائم مقام و تولیت آستان قدس رضوی در قالب نظام نامه ای تحت عنوان «نظام نامه پرداخت عادلانه حقوق و دستمزد» تبیین و ابلاغ شده و از ماه جاری اجرا خواهد شد.

از جمله نکات مهمی که در نظام نامه پرداخت عادلانه حقوق و دستمزد مورد توجه قرار گرفته، تعیین سقفی برای پرداخت است و اجازه پرداخت بیشتر از سقف حقوقی داده نمی شود. با این قابلیت در نظر گرفته شده در نظام نامه، اهرمی وجود دارد که بواسطه آن شکاف پرداخت حقوق وجود نداشته باشد.

آستان قدس رضوی به عنوان اولین دستگاه کشور موضوع حمایت از فرزندآوری را با توجه به سیاست افزایش جمعیت ابلاغی مقام معظم رهبری در قالب احکام حقوقی و کارگزینی پرسنل در نظر گرفته است. در اکثر دستگاه های اجرایی حداکثر تا سه فرزند حق اولاد پرداخت می شود اما در آستان قدس، نه تنها این سقف برداشته شده بلکه از فرزند اول تا فرزند چهارم به صورت پلکانی حق اولاد افزایش می یابد.

سعی شده تا سیاست های پرداختی حقوق طبقات پایین تر شغلی، افزایش و طبقات بالاتر، کمی کاهش یابد تا فاصله دو رتبه دریافتی عادلانه شود. پس از تفکیک معاونت توسعه مدیریت و پشتیبانی آستان قدس رضوی، تعدادی از مدیریت های زیر مجموعه سایر معاونت ها به معاونت اداری و پشتیبانی آستان قدس رضوی ملحق شدند که شامل مرکز گزینش، موسسه تامین و پشتیبانی رضوی، مرکز امور خادمین می باشد.

یکی از مهمترین ماموریت های ابلاغی تولیت آستان قدس رضوی که با جدیت دنبال می شود استفاده از ظرفیت خادمیاریان استانی در مجموعه آستان قدس است. خادمیاری پیش از این در مجموعه آستان قدس رضوی با این شکل و حجم وجود نداشته است اما اکنون بیش از ۱۹۰ هزار خادمیار در سامانه خادم یاری داریم .

وضعیت نیروی انسانی در مجموعه شما به چه صورتی است و تاسیس موسسه تامین و پشتیبانی چه آثاری داشته است؟

نیروی انسانی در آستان قدس، مفهوم گسترده ای را شامل می شود که در حقیقت سرمایه انسانی است. سرمایه انسانی در آستان قدس از خادمان خدمتگزار به درگاه حضرت علی بن موسی الرضا(ع) شروع می شود و خادمیارانی که در استان ها و شهرستان ها به نام امام رضا(ع) خدمت می کنند را نیز شامل می شود. ذ کارکنان اداری و  نیروهای موجود در پروژه های عمرانی و شرکت های وابسته آستان قدس هم بعدی دیگر از سرمایه انسانی را تشکیل می دهند.

بخشی از نیروهای آستان قدس در سازمان مرکزی حضور دارند، بخشی در موسسات فرهنگی فعال بودند که اکنون تحت مدیریت سازمان فرهنگی آستان قدس رضوی فعالیت دارند. نیروهایی نیز در شرکت های تابعه سازمان اقتصادی آستان در حال کار هستند. اما نیروهای پراکنده شرکت های مختلف خدماتی، نظافتی و حفاظتی از سال ۹۵ به دستور تولیت آستان قدس و برای رفع تبعیض در نوع قراردادها، نظام مندی پرداخت و بهره مند شدن از ابزارهای حمایتی مانند بیمه و قانون کار، در قالب موسسه تامین و پشتیبانی سامان دهی شدند که باعث می شود بتوانیم به صورت تجمیعی از ظرفیت موجود استفاده کنیم.

ایجاد این موسسه باعث افزایش رضایت پرسنل شده است و تمامی افراد تحت پوشش این موسسه علاوه بر قرارگیری تحت پوشش بیمه تامین اجتماعی می توانند از مزایای قانون کار، خدمات رفاهی، طبقه بندی مشاغل و تسهیلات صندوق قرض الحسنه استفاده کنند.

آیا جذب نیروی جدید هم در دستور دارید؟

بر اساس بخشنامه ابلاغ شده مقرر است جذب و استخدام نیرو تا اجرای برنامه ها و سازماندهی نیروی انسانی موجود متوقف شود و پس از برآورد ظرفیت های موجود نیروی انسانی، تصمیم به جذب نیرو بگیریم.

در حال تدوین سامانه جامع منابع انسانی هستیم تا بتوانیم برآورد دقیقی از ظرفیت شرکت ها، نیروهای سازمان فرهنگی، حرم مطهر، سازمان مرکزی و موسسه تامین و پشتیبانی داشته باشیم تا بتوان بر اساس نتایج آن تصمیم دقیق و درستی گرفت. اگر برنامه ریزی جهت جذب نیرو آغاز شود، ضمن اعلام شرایط، اطلاع رسانی های لازم برای فرایند استخدام نیز انجام می شود.

جذب نیروهای افتخاری مانند خادمیاران چه آثاری داشته است؟

اکثر فعالیت هایی که در آستان قدس در حال انجام است می تواند در قالب خدمت خادمیاران به انجام برسد و بسیاری از افراد خادم، رقبت دارند تا بسیاری از خدمات را در قالب خدمات تخصصی هم انجام دهند. بسیاری از افرادی که در قالب انتظامات در حرم خدمت می کنند نیروهای افتخاری هستند که اگر فرایند خدمت افتخاری نبود باید به تعداد افراد، نیرو جذب و استخدام می کردیم.

از ظرفیت نیروهای افتخاری می توان در مشاغل و خدمات پیرامونی حرم مطهر استفاده کرد. نیروهای کار در حوزه معاونت تبلیغات در بخش مکبرین، پاسخگویی به سوالات و همچنین انتظامات صحن ها و مهمانسرا تا درصد بسیار بالایی می توانند با جایگزینی نیروهای افتخاری تکمیل شوند.

هر یک از معاونت های آستان قدس که برای خدمات تخصصی نیاز به نیروی افتخاری داشته باشد می توانند اعلام کنند تا تامین نیرو از ظرفیت خادم افتخاری انجام شود.

در راستای شفاف سازی عملکرد آستان قدس برای ساماندهی مزایده ها و مناقصه ها چه برنامه ای دارید؟

بر اساس گستردگی بخش ها در طی سال نیازمند انعقاد قراردادها و یا خریدهای مختلفی هستیم تا نیاز مستمر خدمات و کالای مورد نیاز را تامین کنیم. از اقداماتی که به صرفه و صلاح است تجمیع خرید ها است که در قالب یک مناقصه و یا مزایده آن ها را انجام می دهیم.

راه اندازی سامانه آنلاین و الکترونیکی مناقصه ها و مزایده ها از جمله کارهایی است که در دستور کار معاونت اداری و پشتیبانی است. هم اکنون نیز مناقصه ها و مزایده ها از طریق سامانه کشوری انجام می شود اما ایجاد سامانه اختصاصی برای آستان قدس با هدف برنامه ریزی و خدمت رسانی بیشتر، دنبال می شود. زمانی که مناقصات و مزایده ها تحت وب و الکترونیکی انجام شود بسیاری از مشکلات که در روش های سنتی وجود داشته برطرف خواهد شد و کلیه عملیات فروش و واگذاری خدمات در فرایندی نظام مند، دقیق، شفاف و عادلانه انجام می شود.

برای ایجاد نظم مالی در آستان قدس چه اقداماتی انجام شده است؟

از زمانی که درخواستی برای یک خرید یا ارائه خدمات منعکس می شود، تقاضا بررسی می شود که آیا در برنامه سالانه آن معاونت و یا حوزه درخواست کننده مشخص شده یا خیر. سپس معاونت برنامه ریزی موافقت خود را برای تخصیص هزینه اعلام می کند تا تامین اعتبار انجام شود. اداره ممیزی فرایند تطبیق با آیین نامه معاملات و نظام مند بودن فرایند خرید را کنترل می کند. اداره تدارکات پس از تایید اداره ممیزی از طریق مناقصه و استعلام و سایر روش های قانونی برای خرید کالا و یا تامین خدمات اقدام می کند. نماینده ای از اداره کل بازرسی در تمامی فرایند خرید حضور دارد. در صورتی که قراردادی منعقد شود، نسخه ای را جهت اظهار نظر به معاونت حقوقی و حراست نیز ارسال می شود.

پس از خرید کالا یا تامین خدمات، فرایند بعدی کنترل هم توسط مدیریت حسابرسی داخلی و در مجموعه های اقتصادی توسط سازمان حسابرسی انجام می شود. آستان قدس رضوی شاید تنها نهادی باشد که حجم بالایی از اهرم های کنترلی، فرایند مالی آن را کنترل و نظارت می کنند.

خرید کالا و خدمات داخلی و ایرانی از مواردی است که در نظام پرداختی به آن توجه ویژه شده و اگر مجموعه ای کالای دارای مشابه داخلی را خرید کند در اداره ممیزی تایید نمی شود و فرد خاطی باید پاسخگو باشد. یکی از اقدامات انجام شده در معاونت اداری و پشتیبانی، اصلاح فرایندهای هزینه ای است که می تواند با برنامه ریزی به حداقل برسد. نمونه این موضوع تامین محل اسکان و اقامت میهمانان است که با سیاست های اتخاذ شده، از ظرفیت های موجود مورد استفاده قرار خواهد گرفت تا هزینه مهمانسرا و یا هتل اقامت میهمانان را به حداقل برسانیم.

تجمیع درخواست های خرید از جمله اقدامات دیگر در حوزه ایجاد نظم مالی است که اگر چند مجموعه تقاضای کالایی مشخص را دارند، خرید به صورت عمده انجام شود تا هزینه ها به حداقل برسد. این اقدام مهم با اجرایی کردن نظام الکترونیکی خرید صورت می گیرد که در آن بتوان از طریق سامانه الکترونیکی، اقلام، کالا و خدمات مورد نیاز را اطلاع رسانی کنیم و مجموعه های واگذاری خدمات و فروشندگان کالا، قیمت های خود را پیشنهاد دهند تا با کمترین قیمت پیشنهادی موارد مورد نیاز تامین شوند.

 سامانه ای کردن روش تهیه بلیت هواپیما یکی ازمصداق های نظام الکترونیکی خرید است. در گذشته چند معاونت بلیت مورد نیاز برای یک مقصد را با چندین قیمت مختلف خریداری می کردند اما معاونت اداری و پشتیبانی آستان قدس رضوی تمامی درخواست ها را ۲۴ ساعت قبل از سفر از بخش ها دریافت و به کمترین قیمت موجود بلیت برای مقصد درخواستی از طریق سامانه تعریف شده تامین می کند.